(Sebuah Pengantar Diskusi Serta Mekanisme
Persidangan)
1. Pengantar
Diskusi
Adalah sebuah proses bertukar pikiran untuk menganalisis dan diambil
atau mendapatkan sebuah kesimpulan. Hal ini mutlak dilakukan dalam setiap
organisasi atau kelompok baik skala besar maupun kecil. Tanpa diskusi
sepertinya mustahil ragam kepentingan dan harmonisasi dalam berbagai
permasalahan dapat terwujud. Mengapa demikian, setiap orang akan memiliki
interpretasi dan tanggapan berda tentang suatu hal maka dengan diskusi ini akan
ada titik temu persamaan dan kesefahaman yang dapat di bangun.
Diskusi adalah sebuah interaksi komunikasi antara dua orang atau lebih/kelompok. Biasanya komunikasi antara mereka/kelompok
tersebut berupa salah satu ilmu atau pengetahuan dasar yang
akhirnya akan memberikan rasa pemahaman yang baik dan benar. Diskusi bisa
berupa apa saja yang awalnya disebut topik. Dari topik inilah diskusi
berkembang dan diperbincangkan yang pada akhirnya akan menghasilkan suatu
pemahaman dari topik tersebut.
Macam-macam Diskusi
(1) Diskusi Kelompok,
Yaitu diskusi yang
terdiri atas beberapa kelompok orang, dan masing-masing kelompok mempunyai
seorang ketua dan notulis. Tidak ada pendengar.
(2) Diskusi Panel,
Ialah diskusi yang
terdiri atas seorang pemimpin, sejumlah peserta, dan beberapa pendengar. Dalam
jenis diskusi ini tempat duduk diatur sedemikian rupa sehingga pendengar dapat
mengikuti jalannya diskusi dengan seksama. Setelah berlangsung tanya jawab
antara pemimpin dan peserta, peserta dan pendengar, pemimpin merangkum hasil
tanya-jawab atau pembicaraan, kemudian mengajak pendengar ikut mendiskusikan
masalah tersebut sekitar separuh dari waktu yang tersedia
(3) Seminar
Adalah pertemuan
berkala yang biasanya diselenggarakan oleh sekelompok mahasiswa dalam rangka
melaporkan hasil penelitiannya, dan umumnya di bawah bimbingan seorang dosen
atau ahli. Tujuan diskusi jenis ini tidak untuk memutuskan sesuatu. Seminar
dapat bersifat tertutup atau terbuka. Yang terakhir dapat dihadiri oleh umum,
tetapi mereka tidak ikut berdiskusi, melainkan hanya bertindak sebagai
peninjau. Untuk menyelenggarakan seminar harus dibentuk sebuah panitia.
Pembicara yang ditentukan sebelumnya, umumnya menguraikan gagasan atau topiknya
dalam bentuk kertas kerja.
(4) Simposium
Ialah pertemuan
ilmiah untuk mengetengahkan atau membandingkan berbagai pendapat atau sikap
mengenai suatu masalah yang diajukan oleh sebuah panitia. Uraian pendapat dalam
simposium ini diajukan lewat kertas kerja yang dinamakan prasaran. Dan beberapa
prasaran yang disampaikan dalam simposioum harus berhubungan. Orang yang
mengajukan prasaran, yang dinamakan pemrasaran, berkewajiban
(1) Membuat
makalah atau prasaran,
(2) Menepati waktu
yang diberikan,
(3) Menjawab setiap
pertanyaan dengan singkat dan tepat.
Persiapan-persiapan
yang perlu untuk menyelenggarakan simposium, yaitu:
(1) Memilih dan
merumuskan masalah,
(2) Menetapkan
tujuan,
(3) Menempatkan
pembicara berdasarkan sumbangannya dalam mencapai tujuan,
(4) Menetapkan
pemimpin,
(5) Menjelaskan
kepada pemimpin dan pembicara tentang tujuan
simposium, waktu yang tersedia, dan tata cara
yang berlaku.
(5) Konferensi
Adalah pertemuan yang diselenggarakan oleh suatu organisasi atau badan
resmi sehubungan dengan masalah tertentu. Jika konferensi hanya bertujuan
menyampaikan hasil keputusan suatu organisasi atau badan pemerintah mengenai
suatu masalah maka hal tersebut dinamakan dengar pendapat atau jumpa pers.
Persidangan
Pada dasarnya, keberadaan suatu organisasi lebih disebabkan karena
adanya kepentingan oleh sekelompok orang, yang merupakan pengabungan dari
beberapa individu, berdasarkan adanya kesamaan tujuan. Dengan adanya persamaan
tujuan, maka diterapkan beberapa aturan main guna dijadikan pedoman/aturan main
dalam organisasi tersebut. Sehingga pada akhirnya, diharapkan bahwa organisasi
tersebut dapat berjalan sesuai dengan aturan main yang telah dsepakati bersama.
Berdasarkan pemahaman di atas, maka tidaklah mengherankan jikalau kita
sering menjumpai aturan-aturan yang bersifat mengikat di berbagai organisasi.
Aturan-aturan tersebut merupakan rambu-rambu yang harus ditaati dan dijalankan
agar tidak merugikan orang/pelaku yang akan terlibat.
Seperti yang telah dikemukakan di atas, maka pada makalah ini, saya akan
membatasi pembicaraaan hanya pada teknik
persidangan dan mekanisme persidangan.
Dalam membicarakan tehnik mekanisme persidangan, tentunya kita perlu
pahami dulu apa yang dimaksud persidangan dan bentuk-bentuk persidangan.
2. Persidangan
Dalam makalah ini persidangan
dapat diartikan sebagai sarana tempat mengkomunikasikan ide/gagasan dalam
kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mengikat, baik untuk internal
organisasi, maupun organisasi yang berada dibawah organisasi tertinggi tersebut,
persidangan juga termauk diskusi namun sifatnya lebih terstruktur dan mengikat. Oleh karena itu dalam persidangan, setiap
peserta akan terlibat dalam pengambilan keputusan yang memiliki implikasi yang
sangat penting bagi organisasi tersebut. Setiap peserta sidang akan diberi
kesempatan untuk bernegosiasi dan memancing ide dalam kerangka menarik
perhatian dan mempengaruhi peserta lain guna mengikuti apa yang diinginkan oleh
peserta tersebut.
Berdasarkan pemahaman di atas, terbersit pertanyaan dalam diri kita,
pada organisasi/forum manakah persidangan itu sering dilakukan? Pada dasarnya
persidangan sering dilakukan pada organisasi-organisasi yang lebih bersifat
menentukan arah dan kebijakan organisasi tersebut. Oleh karena itu, persidangan
sering dilakukan pada organisasi legislative atau perwakilan, seperti Dewan
Perwakilan Rakyat, maupun organisasi lainnya.
3. Bentuk-bentuk persidangan
Dalam suatu persidangan, tentunya memiliki aturan main yang tidak dapat
dilanggar oleh organisasi tersebut. Oleh karena itu, dalam persidangan pada
dasarnya memiliki bentuk-bentuk persidangan yang mengatur dan menentukan
keputusan yang diambil. Berdasarkan pemahaman tersebut, maka dalam persidangan,
pada umumnya terdapat dua bentuk persidangan yaitu:
a) Sidang Pleno.
Sidang Pleno merupakan sidang rutin yang sering dilaksanakan oleh oleh
suatu organisasi dalam kerangka membahas dan mengambil keputusan yang berkenaan
dengan kegiatan-kegiatan Rutin suatu organisasi. Contoh dalam internal
lembaga kemahasiswaan, kita sering mendengar dan melihat UKM melakukan sidang
pleno dalam rangka pemilihan ketua Umum, penetapan hirarki peraturan lembaga
Kemahasiswaan, dll.
b)
Sidang istimewa
Sidang Istimewa merupakan persidangan yang dilakukan oleh suatu
organisasi dalam kerangka pengambilan keputusan yang bersifat mendesak dan
berada dalam keadaan genting. Misalnya dalam negara kita, sidang istimewa guna
menurunkan Gus- Dur dari kursi Presiden.
4.
Mekanisme Persidangan
Setiap organisasi, mempunyai aturan tersendiri dalam melaksanakan
persidangan baik dari segi kuorum, maupun dari segi teknis pelaksanaannya.
Untuk memudahkan kita untuk memahami mekanisme persidangan, maka saya akan
mengambil contoh mekanisme persidangan yang berlaku di DLM. Dalam DLM,
mekanisme persidangannya diatur sebagai berikut :
Persidangan DLM
- DLM bersidang
sekurang-kurangnya satu kali dalam enam bulan.
- Sebelum
sidang dimulai setiap anggota menandatangani daftar hadir.
- Sidang
dianggap sah apabila dihadiri oleh setengan tambah satu jumlah anggota.
- Apabila sidang
pertama tidak memenuhi kuorum maka sidang kedua berdasarkan undangan kedua
adalah sah.
- Setiap
anggota DLM yang berhalangan hadir dalam persidangan harus memberitahukan
secara tertulis/maupun lisan dan dapat dipertanggungjawabkan kepada
Pimpinan DLM.
- Sebelum
sidang dibuka, bahan-bahan untuk rapat sudah harus disampaikan kepada
anggota sekurang-kurangya satu hari sebelum sidang.
- Setiap
peserta sidang dapat mengusulkan agendanya apabila dipandang perlu.
- Surat-surat
masuk dan keluar dibicarakan dalam rapat apabila dianggap perlu.
5. Sifat Persidangan
1. Sidang Tertutup, adalah
persidangan yang dilakukan oleh suatu organisasi, dimana hasil permbicaraan
yang dilakukan tersebut bersifat tertutup dan hanya diketahui oleh Pimpinan
atau Anggota Organisasi tersebut dan pembicaraan tidak boleh diumumkan, kecuali
sidang memutuskan untuk diumumkan seluruhnya atau sebagian.
2. Sidang Terbuka, adalah
persidangan yang dilakukan secara terbuka dengan mengundang pihak lain yang
dipandang memiliki keterkaitan dengan materi pembicaraan dalam sidang. Pada
persidangan ini, hasilnya boleh diumumkan secara terbuka dan dapat diketahui
oleh pihak lain diluar organisasi tersebut. Oleh karena itu dalam persidangan
terbuka pihak-pihak yang diundang biasanya disebut Undangan atau peninjau.
6. Tata Cara dalam persidangan
1. Persidangan bersifat musyawarah untuk mufakat.
2. Persidangan dipimpin oleh Pimpinan sidang.
3. Peserta sidang berbicara setelah mendapat izin dari Pimpinan sidang.
4. Peserta sidang tidak boleh diganggu selama berbicara.
5. Pimpinan sidang dapat mengenakan ketentuan mengenai lamanya para anggota
berbicara.
6. Bilamana pembicaraan melampaui batas waktu yang ditetapkan Pimpinan
sidang dapat memperingatkan pembicaraan supaya mengakhiri pembicaraannya dan
pembicara harus menaati ketentuan itu.
7. Setiap waktu dapat diberi kesempatan interupsi pada anggota untuk :
·
Meminta penjelasan duduk perkara yang
sebenarnya. (Point Of Klarifikasi)
·
Menjelaskan soal-soal yang menyangkut
dirinya. (Point Of Clearing)
·
Mengajukan usul prosedur mengenai soal
yang sedang dibicarakan. (Point Of Order)
·
Mengajukan usul untuk meminta penundaan
sementara Permusyawaratan.
Dalam sebuah persidangan, perlu dicermati beberapa hal yang merupakan
masalah dalam persidangan yaitu : 1). Membuang-buang waktu. 2). Tidak Tegas,
dan tidak menghasilkan keputusan apa-apa. 3). Merupakan ajang penonjolan diri.
4). Tempat penggodokan manuver politik dan transaksi gelap. 5). Memberikan
kemungkinan pada orang lain untuk menghindari tanggungjawab. 6). Sebagai alasan
untuk kelambanan.
Unsur-unsur
persidangan
1. Tempat atau
ruang sidang
2. Waktu dan
acara sidang
3. Peserta
sidang
4. Perlengkapan
sidang
5. Tata tertib
sidang
6. Pimpinan dan
sekretaris
Istilah-istilah dalam persidangan
•
Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau
dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung
•
Lobbying adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan
skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal
•
Interupsi adalah memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan
kata "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk
berbicara.
Macam-macam interupsi
•
Interupsi
point of order : meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk
memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah
•
Interupsi
point of information : memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah
disampaikan
•
Interupsi
point of clarification : meluruskan permasalahan agar penyimpangan
tidak semakin menajam
•
Interupsi
point of prevelage : tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan pribadi.
7. Penggunaan palu dalam rapat
Dalam rapat, penggunaan palu sangat penting sekali, pimpinan rapat
harus memahami tata cara penggunaan palu. Karena, kesalahan penggunaan atau
pengetukan palu sidang akan mengacaukan situasi sidang.
Macam-macam
penggunaan palu rapat:
- 1 kali
ketukan berarti
•
Mengesahkan hasil rapat
• Pengalihan
palu sidang
- 2 kali
ketukan
• Skorsing
- 3 kali ketukan
• Pembukaan
rapat
• Penutupan
rapat
- Berkali-kali
sedang
• Peringatan
atau meminta perhatian peserta rapat
8. Penutup
Dalam mempelajari teknik dan
mekanisme persidangan, tidaklah cukup kita memahami sampai dalam ruangan ini
saja, oleh karena itu dalam memahami bentuk dan mekanisme persidangan yang
dibutuhkan adalah ketekunan dan kemauan kita dalam mempelajari semua ini.
0 komentar:
Posting Komentar